第一章 总 则
第一条 为贯彻落实中央关于深化改革创新、形成充满活力的科技管理和运行机制要求，改革和创新科研项目等资金会议费使用和管理方式，根据《国务院办公厅关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》(国办发〔2021〕32号)、《山东省人民政府办公厅关于改革完善省级财政科研经费管理的实施意见》(鲁政办发〔2022〕6)等文件精神，结合学院实际，特制定本办法。
第二条 本办法适用于使用纵向科研项目资金、院级科研项目资金、横向科研项目资金举办(含主办、承办)的以科学研究、决策咨询、学术交流等为主要内容的各类会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、中期检查会、项目结题验收会、咨询会、答辩会等。
第三条 科研会议应坚持实事求是、厉行节约、精简高效的原则，严控会议数量、规模和会期，改进会议形式，注重会议质量、提高会议效率，加强预算管理，控制会议成本。
第四条 会议费使用和管理职责如下：
（一）项目负责人应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度，依法、据实报销会议费，对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。
（二）科研与发展规划处审批和监督相关会议费预算支出，督促、审查项目负责人合理、合规报销会议费。
（三）财务审计处依据科研项目会议费管理办法和审批结果，实施会议费报销、审核。
第二章 会议审批备案
第五条 各类会议在举办前，项目负责人编制《科研项目会议费预算审批表》（见附件），报科研与发展规划处负责人、分管院长、院长审批通过后，在预算限额内举办会议。会议费预算需列明会议的名称、会议类别、主要内容、时间、地点、举办会议的方式(举办、受托承办、协助举办)、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等。会议费预算要细化到具体的会议开支项目。
第六条 项目负责人应当根据会议性质、主要内容确定会议人数和天数，严格控制会议规模、限定工作人员数量。
第七条 举办国际会议。举办国际会议的应有上级部门的批准文件。
第八条 各项目组须坚持会议审批管理制度，严格控制会议数量、会期、规模，注重会议质量，提高会议效率。
第九条 会议应当不断改进形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。
第十条 会议优先安排在学院内部会议室。因工作需要必须在校外召开的，国内会议原则上应安排在政府采购目录内宾馆。
第十一条 参会人员以在青单位为主（超过50%为在青单位人员）的会议原则上不得到外地召开。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。
第十二条 除必须住会的情况外，会议召开地代表和会议工作人员原则上不安排住宿。
第十三条 审批通过后的《科研项目会议费预算审批表》报科研与发展规划处备案。
第三章 会议费开支范围和标准
第十四条 会议费开支范围包括住宿费、伙食费、场地租赁费、交通费、文件印刷费、办公用品费、会议服务费等。
第十五条 科研项目会议费开支不实行综合定额控制。使用科研项目资金举办会议应在批准的会议费预算额度内严格执行，执行过程中如需调整或追加，须报经项目负责人同意后实施。报销时，须附项目负责人审签的预算调整说明。
第十六条 下列费用可纳入会议费预算，从相应的支出科目中据实列支：
（一）会议代表参加会议所发生的城市间交通费，原则上由参会人员回单位报销；确因工作需要，邀请专家、学者和有关人员参加会议，对确需负担的住宿费、城市间交通费、国际旅费，可由主办单位在会议费中报销。
(二)会议整理出版论文集费用可在出版费中列支。
(三)会议举办者根据需要，向邀请参会专家发放的咨询费、讲座费、评审费等劳务费用，可在专家咨询费预算中按规定报销。
（四）利用横向课题经费举办会议可按照合同约定管理和使用会议经费。
第四章 会议费管理
第十七条 项目组在会议结束后应当及时汇总各项资料和票据，填写会议费报销单，统一办理报销手续。会议费报销时应提供：
(一)盖公章的会议通知(含会议议程)和会议审批文件；
(二)会议费支出明细清单；
(三)实际参会人员签到表(如无法提供签到表，可提供参会人员名单、联系方式)；
(四)会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议(合同)等资料；
(五)其他相关材料。
第十八条 严禁借会议名义组织会餐、安排宴请或公款旅游；严禁预存、套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。
第十九条 财务审计处严格审核会议费开支，对未经批准召开会议的，以及超范围、超标准的开支不予报销。
第五章 监督和监管
第二十条 各项目应当加强对会议举办活动和经费报销的内控管理，自觉接受学院有关部门的监督检查。
第二十一条 学院纪检监察、财务审计等部门根据职责，对会议费管理使用情况进行监督检查。对发现的问题，按上级和学院的相关规定处理。
第六章 附 则
第二十二条 本办法由科研与发展规划处、财务审计处负责解释。
第二十三条 本办法自发布之日起执行。
