为推进我院落实软件正版化工作主体责任，加强正版软 件管理，保障信息安全，提高使用效率，降低使用成本，推 进软件正版化工作规范化标准化，现制定《正版软件管理工
作办法》(以下简称《办法》)。
正版软件是指具有合法授权，应用于台式计算机、便携 计算机、平板式微型计算机、掌上电脑、服务器等计算机办 公设备及系统上的操作系统软件、办公软件、杀毒软件等通
用软件。
《办法》主要包括责任制度、日常管理、软件配置、软 件台账、安装维护等五项软件使用管理制度范本和台账范本， 供各部门(单位)开展正版软件管理工作使用。主要内容如
下：
一、软件正版化工作责任制度。明确软件正版化工作领 导小组人员组成和工作职责，以及软件使用部门和工作人员
职责。
二、 软件日常使用管理规定。明确软件日常使用管理涉 及的工作计划、预算编制、软件采购、软件维护、宣传培训、
检查考核、总结报告等工作流程和要求。
三、软件配置管理规定。明确软件配置原则和配置流程。
四、 软件台账管理规定。明确软件使用管理台账种类和
管理办法。
五、软件安装维护管理规定。明确软件安装、卸载及升
级维护流程。
办法由学院软件正版化工作领导小组办公室负责解释。
目 录
一、软件正版化工作责任制度 1
二、软件日常使用管理规定 4
三、软件配置管理规定 6
四、软件台账管理规定 8
五、软件安装维护管理规定 11
六、附件：
附件1:软件正版化工作领导小组成员信息表
附件2:使用正版软件承诺书
附件3:软件使用需求申请表
附件4:软件采购计划表
附件5:软件正版化工作信息统计表
附件6:可使用免费软件清单
附件7:软件使用情况汇总表
附件8:软件使用情况明细表
附件9:软件安装维护情况明细表
附件10:软件安装维护申请表
附件11:软件安装维护确认单
软件正版化工作责任制度
为进一步加强软件正版化工作，明确软件正版化工作职 责，落实软件正版化工作主体责任，推进责任落实到人，制
定本制度。
一、软件正版化工作领导小组职责
软件正版化工作领导小组负责统筹协调推进软件正版化
工作，研究制定软件正版化工作相关规定和措施。
(一)人员组成
1.学院党委书记、院长担任软件正版化工作领导小组组
长。
2.分管信息化工作的院领导担任软件正版化工作领导小
组副组长。
3.信息技术中心、办公室、组织人事处、财务审计处、
国有资产管理处等部门主要负责人为领导小组成员。
软件正版化工作领导小组成员名单详见《软件正版化工
作领导小组成员信息表》(附件1)。
(二)工作职责
1.领导小组组长职责
领导小组组长为软件正版化工作第一责任人，负责审定
软件正版化工作年度目标任务、工作计划、经费预算、工作
措施、考核评议、年度报告等工作。
2.领导小组副组长职责
领导小组副组长负责指导并督促软件正版化工作责任部 门贯彻落实软件正版化年度工作计划，按期完成软件正版化
工作各项年度目标任务。
3.领导小组成员部门职责
(1)制定软件配置标准。
(2)制定年度软件正版化工作计划。
(3)开展年度软件使用情况检查。
(4)编制年度软件采购预算。
(5)开展年度软件采购工作。
(6)开展软件安装、卸载、升级和维护工作。
(7)建立并维护软件使用管理台账。
(8)开展年度软件正版化工作宣传和培训。
(9)开展年度软件正版化工作考核评议。
(10)开展软件正版化工作年度总结工作。
(11)开展软件使用管理其他日常工作。
领导小组下设办公室，挂靠信息技术中心，主任由信息 技术中心主任兼任，具体负责软件正版化工作领导小组日常
工作。
二、 软件使用部门职责
软件使用部门主要负责人是本部门软件正版化工作的第
一责任人，负责配合软件正版化工作领导小组做好软件正版 化工作，督促本部门工作人员严格遵守软件正版化工作相关
规章制度。
三、 工作人员职责
工作人员要签署《使用正版软件承诺书》(附件2),严格 遵守软件正版化工作相关规定，不得私自在工作用计算机上 安装非正版软件，不得擅自卸载由学院配置的工作用正版软
件。
四、 责任追究
对违反本办法的，由学院软件正版化工作领导小组办公 室责令改正；造成损失的，依法承担相应责任，情节严重的， 对相关责任人依法给予处分；涉嫌犯罪的，移送司法机关依
法追究刑事责任。
软件日常使用管理规定
软件日常使用管理工作主要包括：制定年度工作计划、 编制预算与采购、软件维护管理、督促检查、宣传培训、总
结报告等工作。
一、制定年度工作计划
信息技术中心牵头制定年度软件正版化工作计划。软件 正版化工作计划要明确目标任务、推进措施、进度安排、检
查方案等主要内容。
二、 编制预算与采购
1.软件使用部门每年根据实际需要，填报《软件使用需
求申请表》(附件3)。
2.信息技术中心统计汇总软件使用部门报送的软件使用 需求，依据软件配置原则和流程，编制年度《软件采购计划
表》(附件4)。
3.财务审计处确保软件采购经费纳入年度预算，明确资
金来源和经费保障，并对预算执行情况进行审核监督。
4.财务审计处、国有资产管理处督促、指导信息技术中
心严格按照软件采购计划做好软件采购工作。
三、 软件维护管理
按照《软件台账管理规定》和《软件安装维护管理规定》,
信息技术中心指导各业务部门做好软件的日常安装、维护和
软件台账管理工作。
四、 督促检查
1.信息技术中心牵头每年至少开展一次软件使用情况全 面检查工作，通报检查结果。对检查发现的问题，督促相关
部门认真整改。
2.信息技术中心要注重利用技术手段开展软件使用情况
检查，提高检查效率。
五、 宣传培训
1.软件正版化工作领导小组成员部门负责人要参加学院
举办的软件正版化工作培训班。
2.信息技术中心牵头做好学院软件正版化工作培训，每
年至少举办一次软件正版化工作培训班。
3.通过专题会议或培训、单位网站、知识竞赛、宣传手
册、海报、视频等方式宣传软件正版化工作意义和成果。
六、 总结报告
信息技术中心牵头总结年度软件正版化工作，重点是软 件正版化工作责任落实、软件采购、软件使用管理、督促检
查等情况，填写《软件正版化工作信息统计表》(附件5)。
软件配置管理规定
为进一步加强软件配置管理工作，明确软件配置原则，
规范软件配置流程，制定本规定。
一、配置原则
1.软件配置遵循安全性、适用性、经济性和正版化的原
则，不得配置非正版软件。
2.单位使用的商业软件、 OEM 软件、免费软件均需纳入配
置管理，不得配置与工作无关的各类软件。
3.优先采用场地授权(许可)方式配置软件。
二、 配置流程
1.软件使用部门根据本部门各岗位工作需要，编制岗位
软件需求清单，填写《软件使用需求申请表》(附件3)。
2.信息技术中心统计、汇总软件使用部门报送的《软件 使用需求申请表》,指导软件使用部门需要的相关软件进行统 一测试和试用，综合考虑软件的价格、兼容性、安全性和售 后服务等因素，确定软件选型，明确软件名称和版本。涉及
使用免费软件的，更新《可使用免费软件清单》(附件6)。
3.信息技术中心依据学院软件使用管理台账，梳理单位 软件需求与现有软件许可的差异。单位软件许可不足的，编
制《软件采购计划表》(附件4)。
4.财务审计处要将软件采购纳入单位年度预算。财务审 计处、国有资产管理处指导信息技术中心完成软件采购。软 件采购合同要明确软件名称、版本、授权方式、许可数量、
使用年限、兼容性和售后服务等要求。
5. 财务审计处、国有资产管理处指导信息化部门做好软 件采购相关资料管理工作，重点是软件采购合同、软件授权
证书、软件安装序列号等资料的管理工作。
6.信息技术中心负责软件使用管理日常工作。
7.单位采购的软件，因以下情况申请报废的，需经过信
息技术中心鉴定，严格履行资产处置报批手续：
(1)已经达到规定的最低使用年限，且无法继续使用的。
(2)未达到规定的最低使用年限，因技术进步等原因无
法继续使用的。
(3)未达到规定的最低使用年限，因计算机硬件报废，
且无法迁移到其他计算机上继续使用的。
8.信息技术中心在单位新采购软件、报废软件和调整可
使用免费软件清单后，更新《软件使用情况汇总表》(附件7)。
软件台账管理规定
为规范软件使用管理工作，及时建立、更新和维护软件 台账，全面掌握软件使用情况，提高软件使用效率，制定本
规定。
软件台账包括《软件使用情况汇总表》(附件7)、《软件 使用情况明细表》(附件8)和《软件安装维护情况明细表》 (附件9)。信息技术中心负责软件台账的建立、更新和维护
工作。
一、软件使用情况汇总表
1. 《软件使用情况汇总表》用于登记单位人数及计算机 数总体情况、商业软件使用总体情况、随机预装软件使用总
体情况，以及免费软件使用总体情况。
2.软件名称或软件版本不同的商业软件，使用不同的软
件编号。
3.软件名称及软件版本相同的商业软件，采购时间、采 购金额、许可类型、许可数量、可使用版本、许可期限、序
列号等任一不相同的，使用不同的软件编号。
4.通过受赠、调剂等方式获得的商业软件，不填写采购
时间、采购金额。
5.软件名称或软件版本不同的OEM 软件，使用不同的软
件编号。
6.0EM 软件，不填写采购时间、采购金额、许可类型、许
可数量、可使用版本、许可期限、序列号等信息。
7.软件名称不同的免费软件，使用不同的软件编号。
8.软件名称相同、软件版本不同的免费软件，使用相同
的软件编号。
9.免费软件，不填写软件版本、采购时间、采购金额、 许可类型、许可数量、可使用版本、许可期限、序列号等信
息。
10.新增、处置商业软件后，更新《软件使用情况汇总表》。
11.新增、处置计算机办公设备后，更新《软件使用情况
汇总表》。
12.调整可使用免费软件清单后，更新《软件使用情况汇
总表》。
13.根据《软件安装维护情况明细表》中登记的软件安装
和卸载情况，至少每半年更新《软件使用情况汇总表》 一次。
二 、软件使用情况明细表
1. 《软件使用情况明细表》登记单位每位工作人员使用 计算机办公设备情况，及相应计算机办公设备中软件安装情
况。
2.工作人员使用的全部计算机办公设备，以及相应计算
机办公设备中安装的全部软件，登记在《软件使用情况明细
表》中。
3.根据《软件安装维护情况明细表》中登记的软件安装
和卸载情况，至少每半年更新《软件使用情况明细表》 一次。
三、 软件安装维护情况明细表
1. 《软件安装维护情况明细表》用于登记软件的安装和
卸载情况。
2.根据《软件使用情况汇总表》中的软件编号建立相应
软件的《软件安装维护情况明细表》。
3.每一个软件编号对应的软件，建立一份相应软件的《软
件安装维护情况明细表》,用于登记该软件的安装和卸载情况。
4.在计算机办公设备中安装或卸载软件后，更新相应软
件的《软件安装维护情况明细表》。
5.在计算机办公设备中更新升级商业软件时，更新升级 前软件和升级后软件对应的《软件安装维护情况明细表》,分
别登记升级前软件的卸载情况和升级后软件的安装情况。
软件安装维护管理规定
为规范软件安装和维护，提高软件资源使用效率，保障信
息系统安全高效运行，提升日常工作效率，制定本规定。
一、软件安装或卸载
1.工作人员不得私自在计算机上安装或卸载软件。
2.工作人员因个人工作需要，要求安装或卸载软件的， 要填写《软件安装维护申请表》(附件10),经审核同意后，
由信息技术中心指导相关人员负责软件安装或卸载工作。
3.单位统一部署的软件安装或卸载工作，工作人员无须 填写《软件安装维护申请表》。信息技术中心将统一部署软件 安装或卸载工作通知相关部门，并安排相关人员负责软件安
装或卸载具体工作。
4. 相关人员安装或卸载软件后，要完成以下工作：
(1)填写《软件安装维护确认单》(附件11),要求计算
机使用人签字确认软件安装或卸载情况。
(2)填写《软件安装维护情况明细表》(附件9),登记
软件安装或卸载情况。
二、 软件升级
1.工作人员不得私自升级计算机上已安装的商业软件。
2.工作人员因个人工作需要，要求升级计算机上已安装
的商业软件，要填写《软件安装维护申请表》。
3.软件升级由信息技术中心统一部署。根据工作人员软
件升级需求和单位工作需要，研究制定软件升级方案。
4.信息技术中心负责将统一部署的软件升级工作通知相
关部门，并安排相关人员负责软件升级具体工作。
5.信息技术中心相关人员完成软件升级任务后，要完成
以下工作：
(1)填写《软件安装维护确认单》,要求计算机使用人
签字确认软件升级情况。
(2)填写《软件安装维护情况明细表》,分别填写升级
前软件卸载情况和升级后软件安装情况。
三、 软件台账维护
信息技术中心相关人员每半年根据《软件安装维护情况 明细表》,更新《软件使用情况汇总表》(附件7)和《软件使
用情况明细表》(附件8)。
